形式便民与实质利民之冲突 立法本意与实际效果之矛盾
——对物权法草案关于不动产登记不设公证前置条件意见的批判

朱樾

在物权法的起草、审议过程中，我国立法、司法界及其学者一直就不动产登记前是否应经公证进行实质性审查一事进行争论。日前，全国人大法律委员会在向全国人大常委会作关于《中华人民共和国物权法（草案）》修改情况汇报时，提出了不宜作出必须公证规定的意见，指出：“ 法律委员会研究认为，为了便民，办理不动产登记只需一道手续，并且逐步实行统一登记，草案对此已经作了规定，并明确规定办理不动产登记不得按照标的收费。不动产登记前是否办理公证，可以由当事人自愿选择。如果办理登记前必须经过公证，不仅不便民，还会增加群众负担。因此，不宜规定不动产登记前必须经过公证。”。显然，法律委员会提出不宜规定必须公证的本意，一是为了便民，二是为了不增加群众负担；其目的归纳起来是为了“利民”。那么物权法不规定不动产登记应经公证进行实质审查，是否会真正达到利民的效果呢？我认为，物权法作出不动产登记不须公证或自愿公证的规定，只是形式上的便民或利民，实质上则对保护人民群众的利益和维护社会的稳定十分不利，其结果会与人大法律委员会提出此意见的初衷背道而驰。
一、不动产登记前不经公证，不利于房产交易活动中购房人真实意思的表示
就社会交易活动的一般情况而言，法律法规对交易行为不设置诸如审查、核准、许可、登记等前置性条件，无疑将有利于提高交易效率和降低交易人的交易成本。依此常规思维来考虑不动产交易活动规范的内容，认为在物权法中不宜规定不动产登记前必须经过公证也是理所当然的。然而，不动产交易远不象人们购买日常生活用品、家用电器那么简单，其复杂程度也决非是购置汽车和其他高档消费品所能相比，这是由人们对不动产标的物使用价值多方位和多层次的取向所决定的。
现阶段消费者购置房屋不只是为了得到一个能挡风遮雨的栖身之处，除了对房屋质量和空间的基本要求，人们越来越多地考虑方便工作生活和有利身体健康以及更好地享受生活。现在人们买房有五大关注点，一是质量，二是地段，三是结构和层高，四是环境，五是物业管理。不同的消费层次，对这五大关注点有着全然不同的要求。也正因如此，出现了同城内不同物业区、不同品牌房产价格的巨大差异。所有这些，构成了房产交易活动的复杂性。对购房人而言，房产交易活动的复杂性还在于有关房屋的质量、环境和物业管理等情况不是通过看图纸、听介绍或去实地观察几次所能明了和掌握。
房产交易活动是这样的复杂，而作为交易活动中的购房者绝大多数又非常缺乏购房知识和经验（作为消费者，很多人一生中可能只有一次购房经历），他们在购房时对房屋的质量、环境和日后的物业管理等问题不可能考虑得十分周全，格式化的房屋交易合同也无助于解决这些问题。然而，购房时没有考虑周全的问题对于消费者来说不一定是不重要的问题，更不能表明对这些问题不重视，只因他们缺乏这方面的知识和经验。去年《每日商报》刊登的《买来的二手房漏水房子里有人上吊过》一文中所列的卖方未告知买方所交易的住房卫生间因楼上住户下水道渗漏而顶上滴水的事实引起纠纷和卖方未告知买方所交易的住房内曾有人自杀的事实引起纠纷两案例，则是对房产交易复杂性和购房者缺乏购房知识和经验问题的具体反映。
房产交易活动中普遍存在购房者不能正确、全面地进行真实意思表示的问题。这就需要职业公证员或其他专业人员介入房产交易活动，为交易活动中处于弱势地住的消费者作出引导和提供帮助，就房屋质量、环境、物业管理等有关内容和各种可能发生的问题向房屋交易双方一一问清和提醒，使消费者在对房屋质量、环境、物业管理等情况充分了解基础上作出是否购房和愿意出多少价格的决定，从而真正体现其真实意思表示。
二、不动产登记前不经公证，不利于有效解决房产交易活动主体间的不平等问题和制止欺诈、侵权行为的发生及对受害人利益的保护
（一）我国房产交易活动主体间实际地位不平等问题严重。
房产交易活动作为一种民事法律关系，双方当事人间的法律地位是平等的。但在我国，目前实际交易过程中双方的地位则是很不平等的。这一方面因房产交易中涉及房屋质量、环境的因素和内容十分复杂且不透明，使卖方处于暗处的有利地位和买方处于明处的不利地位。另一方面因房产销售商与消费者在房产交易知识和经验方面差距很大，房产销售商面对格式合同能够驾轻就熟地“采其所需，弃其所恶”，做到趋利避害；而消费者即使面对显失公平的合同，一时也无法发现问题。在这种情况下，购房者的权益难以得到维护。只有规定合同应经公证，通过公证使合同能全面、完整地明确房产交易当事人间的权利义务，平衡交易双方因房产交易知识和经验的严重差异造成的交易能力严重失衡情况，才能使交易双方在交易过程中的实际地位平等，实现交易的公正和公平。
（二）我国房产交易活动中诚信状况堪忧，欺诈、侵权现象较为严重。
这些年我国房产交易活动中缺乏诚信、坑蒙拐骗等情况较为突出，房产交易活动中存在着不少问题，常见的有：
1、故意隐瞒房产在质量、环境等方面存在的问题，受让方在不知情、甚至被蒙骗情况下进行房产交易。
2、出让方怠于履行产权过户义务，使受让方在足额交付房款后迟迟不能得到产权。
3、私自出让共有房产，侵犯其他共有人的权益。
4、夫妻关系存续期间，一方以自己的名义私下买入的房产，离婚时未作分割，离婚后擅自进行处分。
5、伪造委托书，非法处分他人房产。
6、产权存在瑕疵，房产或无法登记过户，或需另行费用才能实现过户。
7、以虚假广告或夸大其词的宣传诱使消费者作出交易行为。
8、以“样板房”设圈套，使消费者在对房屋标准产生重大误解的情况下订购房屋。
9、为达到独自继承或多分得遗产的不法目的，故意隐瞒法定继承人的真实情况、甚至使用威胁利诱等手段迫使父母立下对其有利的遗嘱或赠与书。
目前房产交易活动中陷阱不少，对大多购房人来说依其自身的知识和能力去避开这些陷阱，除非不进行交易活动，否则将是一件十分困难的事情。虽然这么多年来媒体对房产交易中的各种问题和花招作了大量的揭露，但之后在这些问题上照样掉进行陷阱的人还是不少，更何况欺诈的手段和花样还在不断变化着，实在使消费者防不胜防。去年在《新华论坛》发表的《开发商的欺诈行为是如何得逞的》一文所反映的消费者买下按市政规划将有新建筑物挡住现有海景的“海景房”发生纠纷一案，是一个很典型的例子。如果不动产登记前必须公证，由公证员就相关问题对交易双方进行询问并将他们的回答作出记录以固定证据，公证员认为必要的还可进行调查，可有效地遏制房产交易中欺诈行为的发生。
自1991年司法部、建设部联合下发《关于房产登记管理中加强公证的联合通知》，规定房产继承经公证后再由房产管理机关办理登记手续后，房产继承中的侵权问题得到有效解决。由此可见公证对遏制房产交易不法行为，保护当事人合法利益的实际作用之一斑。
（三）我国现有法律对不动产交易活动中受不法侵害的受害人的利益保护不力。
依法律规定，房产交易活动中受欺诈和受不法侵害的受害人可通过司法救济的途径进行维权，但在在司法实践中他们的利益却难以得到有效保护。一是面对民事诉讼法谁主张谁举证的制度，受欺诈的购房人很少能提供售房人在房产交易中实施欺诈行为的证据，在诉讼活动中将面临着败诉的风险。二是面对民法、合同法表见代理和善意第三人保护制度，被侵权人不能向善意第三人要回本属于自己的那部分房产，而此时的侵权人早已作好转移财产的准备，受害人将面临法院虽作出侵权人赔偿损失的裁决但却无法得到执行的窘境。因此，为切实保护公民的财产不受侵犯，在物权法中规定不动产登记前应经公证，将问题防范于未患，是十分必要的。
三、自愿公证不能承治房产交易活动痼疾之重
在物权法关于不动产登记前应否规定必须公证的问题上，有意见认为，既然公证对规范不动产交易行为和保护交易人、权利人的利益有利，那么应将是否要公证的选择权交给交易人，由交易人来决定他们在交易过程中是否需要公证帮助。这就是人们通常所说的物权法在公证问题上应实行自愿原则。这意见看似正确，实则不然。
（一）自愿公证不仅无法解决房产交易中的侵权问题，反而予侵权行为以滋生条件。
在房产交易活动中，侵权行为主要表现为：伪造委托书，非法处分他人房产；私自出让共有房产，侵犯其他共有人的权益；在遗产继承问题上，故意隐瞒法定继承人的真实情况或使用威胁利诱等手段迫使父母立下对其有利的遗嘱，以达到独自继承或多分得遗产的不法目的等。对此类侵权行为，如倡导自愿公证原则，无异是为侵权者实施侵权行为开绿灯。因为在自愿公证原则下，他们实施这些侵权行为时，可“自愿选择”不需公证的决定，从而“自由”地避开公证审查，顺利地达到其侵权的目的。而对那些被侵权人来说，他们在整个房产交易过程中，则是没有选择公证与否的权利，他们的被侵权因“自愿公证”而无法避免。
（二）自愿公证无法制约房产交易中的欺诈行为。
目前，房产交易活动中的欺诈行为可以用“恣意横行”来形容，在这样的情形下，自愿公证显然于制止欺诈行为无补：
首先，既然是欺诈，就经不起专业人士严格检验，作为欺诈者肯定不希望其欺诈行为经公证审查；现在法律规定自愿公证，欺诈者自然是求之不得，从此可以理直气壮地抵制公证了。
其次，在现实生活中，作为购房人，由于对房产交易活动复杂性缺乏足够的认识，又因对国家职能部门制作的格式合同的信赖，认识到自己需要公证帮助的确实也是寥寥无几。与发生房产交易纠纷数量成反比，在那些对公证不作强制性要求的地区，虽然房产交易中欺诈问题十分严重，房产交易纠纷居高不下，但申办公证者几乎为零。
第三，有时会有自知之明者提出公证的要求，但即是自愿，那就是交易双方都要自愿，遇另一方“不自愿”你能奈何；更何况，对面对售房人的“信誓旦旦”，考虑到情面、考虑到对他人应有的信任和尊重，如再坚持公证，可能就有点太不讲人情了，于是对公证一事也只能作罢。
第四，自愿公证不利于公证规范房产交易行为职能的发挥。
一项关于不动产登记前必须经公证的法律规定，对公证行业而言则意味着法律规定自己对不动产交易进行认识、严格审查的责任和义务；表明法律要求经过公证后的不动产交易不应存在问题及不动产交易存在问题应由公证人承担责任。如欧洲法国、德国等大陆法系国家，法律明确规定不动产交易必须经过公证，同时对办理不动产交易公证有着十分严格的要求。办理此项业务，公证人必须将不动产的“今生前世，屋内屋外”情况一一进行查询并告知购房人。内容除不动产权属、面积、质量、坐落位置等基本要素外还包括：房屋建于何时，先后几易其手，各时期住户使用房屋情况，房屋结构改变情况，屋内水、电、气、暖管线情况，房屋使用的建材及其保温情况，住房上下左右邻居有无对生活带来不良影响情况（如精神病人），住房周边有无对生活带来不良影响情况（如发出噪音、异味的企业）等等，保证购房人对所购房屋充分知情。公证人对购房人不充分知情情况下作出的交易行为进行公证，要为日后发生的纠纷“买单”。在这样的制度下，由于房产交易必须经过公证，公证人员履行法律规定的对房产交易行为进行审查的责任和义务不能有所懈怠，任何隐瞒和欺诈都成徒劳，不动产交易的诚信体系由此建立。
相反，自愿公证制度下公证行业则没有对房产交易行为进行审查的法定责任和义务；在此情况下当事人自愿申请公证，公证人员只对交易行为形式的真实性、合法性进行审查，只要房产权属清楚、当事人具有民事行为能力和处理房产的资格、合同主要条款齐全及当事人签名属实即可办理公证。这样的公证对制止侵权行为和部分欺诈行为固然具有作用（但正如前述，侵权者和欺诈者怎会“自愿公证”），但公证在规范房产交易行为方面的职能作用远未得到发挥，距保证购房人对所购房屋充分知情、预防房产交易纠纷的发生和建立房产交易诚信体系等要求则相去甚远。
四、从我国国情出发，不能轻易否定先进国家不动产交易必须公证的法律制度
对那些法律规定不动产交易经公证生效的国家近十几年来的房产交易情况进行观察，人们惊奇地发现，在这些国家，房产交易几乎无侵权、欺诈案例，也很少有纠纷发生（即使有纠纷，也只是违约的问题）。为此，有意见认为，我国物权法的制定应借鉴这些国家和地区的成功经验，规定不动产登记前应经公证。
有反对意见认为，我国物权法要体现我国国情，对外国的法律不能照搬照抄。那么什么是我国国情呢？我认为，在房产交易问题上，与这些先进国家相比较，我国国情呈两大特点：一是我国目前社会诚信状况不容乐观；二是我国消费者就其经验、知识和理性程度来说，还很不成熟。值得我们思考的是，这些先进国家在社会诚信状况良好、消费者较为成熟的情况下对不动产交易仍坚持必须公证原则；而我们却要在社会诚信状况较差和消费者尚不成熟的情况下取自愿公证原则，与国情是相符还是相悖？其结果对消费者带来的究竟是利还是害？
也有反对意见认为，像美国这样发达的国家就没有不动产交易必须公证的法律规定，充分体现他们对交易人意思自治的尊重，我国应向美国学习。这种观点除了无视大陆法系与英美法系在法律渊源上的区别，也未考虑我国与美国在社会诚信、国民消费成熟程度方面的差别外，还忽视了我国与美国的另两大差异：一是美国人购房大多由律师帮助办理（在美国没有公证机构，也没有大陆法系意义上的公证人，我国的公证业务在美国大多为律师的非诉讼业务）；在我国，购房请律师帮助的只是凤毛麟角。二是美国人大多能理性对待法院所作的对己不利的裁决；在我国则不然，败诉人质疑司法不公是十分普遍的事。此外，需要说明的是，美国为保障不动产交易安全建有公证托管制度。这项起源于美国加州的制度的基本内容是，在不动产交易过程中，卖方将契据、买方将价款交给公证托管代理人（中立第三方），公证托管代理人依据当事人的指令与授权，按照买卖双方所签订的和约条件办理各项手续；当交易双方各自完成了在合约中所作出的承诺后，公证托管代理人才将契据与价款分别交给买卖双方。在美国，不动产交易基本上是在得到法律帮助的情况下进行的；尽管如此，他们每年还是发生大量房产交易纷纷和造成大量诉讼。应当引起我们警惕的是，在我国，这几年房产交易存在的大量问题因房价的不断上升而未酿成重大纠纷和引起诉讼；一旦房产价格平稳或下跌，问题可能急剧暴发，形成大量诉讼，并因对诉讼结果不满，引发信访高潮，将严重影响社会稳定。联系到我国香港地区，他们虽为英美法系，却能根据本地的实际规定不动产转移应经律师见证（他们公证人由律师兼任），其实事求是的立法态度值得我们学习和借鉴。
五、结束语
物权法应否作出不动产登记前须经公证的规定，应从建立我国不动产交易诚信体系和良好的交易秩序，有效保护交易人、权利人合法权益，促进社会和谐与稳定的大局出发，着重权衡三个方面的问题：一是是否有利规范不动产交易行为；二是是否有利防止不动产交易中侵权、欺诈等不法行为的发生；三是是否有利于交易活动的公平、公正。据此，我国物权法是否应当规定不动产交易须经公证，结论应当是显而易见的。
可能有人会对公证介入不动产交易提出质疑：公证就一定能保证交易人意思表示真实？公证就一定能防止侵权、欺诈行为的发生？公证不会降低交易效率并加大交易成本？对此，我们应用全面和发展的观点去看问题。首先，公证对于保证交易人意思表示真实和防止侵权、欺诈等不法行为的发生，效果是肯定的，这从法国、德国、意大利、瑞士等法律规定不动产交易须经公证的国家和地区的实践结果可以得到充分证明。当然，公证和其他任何行业一样，要保证不出问题是不现实的；但是依据公证赔偿制度，不动产交易经公证出现问题，公证处将要承担责任，对交易人或权利人的实际损失作出足额赔偿，这比国家赔偿或走司法救济途径对交易人或权利人利益的保护更为有利和有效。关于效率和成本问题，需分行政效率、成本和交易人效率、成本两个方面分别进行考虑。不动产交易经公证审查对提高行政效率和降低行政成本无疑是十分有利的。至于对交易人，虽无法做出具体的算术估量，但有两点是可以肯定的，第一，对可能遭侵权的权利人来说，公证于他有利而无害；第二，对大多数购房人来说，因公证可省却对房产产权、质量、环境等进行了解和咨询的精力，且更能保证所得情况的真实性、全面性，所以公证给他们带来的应是方便而不是不方便。就普通百姓而言，房产是家庭中价值最高的财产，不少家庭为购置房产不仅倾其全部财力，且背负沉重债务。房产交易活动不规范，使当事人的巨大投入无法实现其预期的目的，将会严重损害群众的重大财产利益，由此而引起的纠纷必将直接影响社会的稳定。
诚所谓大恶之前，小恶为善；大善之前，小善为恶。是故，对我国物权法关于不动产登记前是否须经公证问题，切不可重形式上利民之小善而忽视实质上利民之大善。

国家知识产权局


关于印发《国家知识产权局专利局代办处专利申请受理工作规程》的通知


各有关地方知识产权局、各专利代办处：

　　现将《国家知识产权局专利局代办处专利申请受理工作规程》印发，请遵照执行。

　　特此通知。


　　　　　　　　　　二○○七年五月十六日




国家知识产权局专利局代办处专利申请受理工作规程

　　为规范国家知识产权局专利局代办处（以下简称代办处）专利申请受理工作，依照专利法及其实施细则以及审查指南的规定，特制定本规程。

　　代办处在从事专利申请受理工作中，应当遵守相关保密规定，优质、高效地完成专利申请的受理工作。

　　一、总 则

　　（一）专利申请受理工作的主要任务

　　1．受理并审核专利申请文件。

　　代办处对收到的专利申请进行审查，对符合受理条件的专利申请应确定申请日、给予申请号并发出受理通知书。

　　对申请人提交的费用减缓请求进行审查，确定准予减缓的比例，发出费用减缓审批通知书。

　　2．完成专利申请的数据采集工作。

　　3．转交专利申请文件及传输专利申请数据。

　　按时向国家知识产权局专利局（以下简称专利局）受理处以挂号邮件的方式转交专利申请文件、传输专利申请数据。邮寄申请文件和传输数据应确保不发生丢失或泄密。

　　4．完成与专利申请受理有关的管理、统计工作。

　　5．完成专利局委托的与专利申请受理有关的工作。

　　（二）专利申请受理范围

　　1．可以受理的专利申请文件

　　（1）内地申请人面交或寄交的发明、实用新型、外观设计专利申请文件；

　　（2）港、澳、台地区的个人委托内地专利代理机构面交或寄交的发明、实用新型、外观设计专利申请文件。

　　2．不能受理的专利申请文件

　　（1）PCT申请文件；

　　（2）外国申请人及港、澳、台地区法人提交的专利申请文件；

　　（3）分案申请文件；

　　（4）有要求优先权声明的专利申请文件；

　　（5）专利申请被受理后提交的其他文件。

　　二、专利申请受理的相关法规

　　（一）专利申请文件的受理条件

　　根据专利法实施细则第四十条的规定，专利申请文件应当满足下列条件，方可受理：

　　发明或者实用新型专利申请应当具有请求书、说明书和权利要求书，实用新型专利申请还应当具有说明书附图；

　　外观设计专利申请应当具有请求书、图片或者照片；

　　使用中文；

　　符合专利法实施细则第一百二十条第一款的规定；

　　请求书中应当具有申请人姓名或者名称及申请人地址；

　　符合专利法第十八条或者第十九条第一款的规定；

　　专利申请类别（发明、实用新型或者外观设计）明确或者可以确定。

　　（二）确定专利申请日

　　根据专利法第二十八条及实施细则第五条第一款及审查指南的规定，应当按照下述要求确定专利申请日：

　　向专利局代办处窗口直接递交的专利申请，以递交日为申请日；通过邮局邮寄到代办处的专利申请，以信封上的邮戳日为申请日；邮戳日不清晰无法辨认的，以代办处收到日为申请日，并将信封存档。

　　通过速递公司递交到代办处的专利申请，以递交日为申请日。

　　邮寄或者递交到专利局非受理部门或者个人的专利申请，其邮寄日或者递交日不具有确定申请日的法律效力。如果被转送到专利局受理处或者代办处，以受理处或者代办处实际收到日为申请日。

　　（三）审批费用减缓请求

　　申请人（或专利权人）缴纳专利费用有困难的，可以根据国家知识产权局公布的《专利费用减缓办法》向专利局提出费用减缓请求。

　　1．专利费用可以减缓的种类

　　（1）申请费（不包括公布印刷费、申请附加费）

　　（2）发明专利申请维持费

　　（3）发明专利申请审查费

　　（4）复审费

　　（5）年费（授予专利权当年起三年的年费）

　　2．专利费用减缓的手续

　　提出专利申请时以及在审批程序中申请人（或专利权人）可以要求减缓应当缴纳但缴费期限尚未届满的费用。

　　提出费用减缓请求的，应当提交费用减缓请求书，必要时应当提交证明文件。费用减缓请求书必须有全体申请人（或专利权人）签字或者签章。上述“必要时”是指一般情况下，国内个人提出费用减缓请求的不要求其提供证明，但外国申请人、港、澳、台地区的申请人以及国内社会知名人士提出费用减缓请求的，则要求其提供经济困难的证明。费用减缓请求符合规定的，应予批准并发出费用减缓审批通知书，申请人按照批准的比例缴纳费用。

　　费用减缓的审批按照国家知识产权局公布的《专利费用减缓办法》执行。

　　（四）代办处受理数据采集规则

　　采集专利申请数据是一项非常重要的工作，采集质量将对受理工作产生重要影响。制定本规则的目的在于统一工作标准，规范数据采集格式，提高数据采集质量。本规则涉及数据准备、数据采集、数据校对三项工作，其详细内容另行公布。

　　三、受理专利申请的程序

　　（一）受理面交的专利申请

　　1．确定申请类型。依据申请人提交的专利请求书，确定专利申请类型。

　　2．受理审查。根据专利法实施细则第四十条的规定，审查申请人提交的专利申请文件是否符合受理条件。符合受理条件的，则申请文件进入受理程序。不符合受理条件的，应告知申请人其申请文件所存在的缺陷和不受理的依据。申请人不能当时消除文件缺陷的，专利申请文件不予受理，将文件退还申请人，不出具受理通知书且不在申请文件上做任何标记；应申请人的要求可以出具不受理通知书，此时的申请文件不再退回申请人，文件应当按照不受理程序进行处理。

　　3．确定收到日。在请求书左上方加盖代办处的收文章，注明文件收到日。

　　4．确定申请日。根据专利法第二十八条、专利法实施细则第五条的规定确定申请日。此时递交日即为申请日，应当在请求书上加盖申请日期章。

　　5．确定申请号。根据专利申请的类别，按顺序给出申请号。两份请求书上分别使用号码型贴条和条码型贴条。

　　6．审批费用减缓请求。根据国家知识产权局公布的《专利费用减缓办法》以及审查指南的规定，对费用减缓请求进行审查，并在专利请求书相应的栏目内盖章，注明审查结果。审查内容为：

　　（1）费用减缓请求书的形式审查。审查所注明的发明名称、申请人是否与专利请求书一致，签章栏是否有申请人签字或者盖章。申请人、发明名称不一致或费用减缓请求书未签字、未盖章的，费用减缓请求不予批准。

　　（2）费用减缓理由及证明的审查。申请人陈述的减缓理由应当符合费用减缓办法的规定。未提交证明、未陈述减缓理由或所提交的证明、陈述的减缓理由不符合费用减缓条件的，费用减缓请求不予批准。

　　7．核实文件。根据请求书第2页的文件清单栏核实申请文件和其他文件的份数、页数。发现不相符情形的，如申请人漏填、错填项目，或者文件清单中所列文件实际未提交等，应当交给申请人确认，并由申请人处理。核实无误的，在专利局审核栏内盖“核实”章。

　　8．核实发明名称。请求书首页的发明名称应当与请求书第2页、说明书中的名称一致，发现不一致时，应告知申请人进行修改。未修改的应当在专利局审核栏内注明该情况。

　　9．整理文件。

　　申请文件分为一式两份。其中只提交一份的文件集中放在一套文件内，如：费用减缓请求书、专利代理委托书等，称为主文档文件，也称第一套文件，第一套文件应当选取最清晰的一份文件。另一套文件称为第二套文件。外观设计专利申请的彩色图片或照片应当存入主文档文件。

　　文件排序。两套文件都应当按照以下规定进行排序。

　　发明或实用新型专利申请文件：专利请求书、说明书摘要、摘要附图、权利要求书、说明书、说明书附图、其他文件。

　　外观设计专利申请文件:请求书、图片或照片、简要说明、其他文件。

　　其他文件排列顺序：费用减缓请求书、费用减缓请求证明、非职务发明证明、提前公开声明、实质审查请求书、实质审查参考资料、专利代理委托书等。

　　10．采集受理数据。受理人员按照受理数据采集规则的规定进行数据准备，录入人员按照受理数据采集规则的规定，采集请求书中所有数据，并进行屏幕校对。屏幕校对无误后进入数据校对程序。

　　11．校对数据。校对人员依据请求书对采集的内容逐项校对，错误的数据应当及时修改。校对无误后，准备打印通知书。

　　12．发出受理通知书。打印受理通知书、费用减缓审批通知书或缴纳申请费通知书各一式两份、数据校对单一份。一套通知书（含受理通知书、费用减缓审批通知书或缴纳申请费通知书各一页）交申请人，另一套通知书及校对单放入主文档文件。各通知书上的审查员姓名不得使用代码。

　　13．包装文件。将剩余的申请号贴条和主文档文件放在一起,同一申请号的两套申请文件装在一个文件袋内，等待登记后寄交专利局受理处。

　　（二）受理寄交的专利申请

　　1．确定申请类型。依据申请人提交的专利请求书，确定专利申请类型。

　　2．受理审查。根据专利法实施细则第四十条的规定，审查专利申请文件是否符合受理条件。符合受理条件的，则申请文件进入受理程序。不符合受理条件的，按照不受理程序进行处理。

　　3．确定收到日。请求书上加盖代办处的收文章，注明收到日。

　　4．确定申请日。根据专利法第二十八条、专利法实施细则第五条的规定，确定申请日，加盖申请日期章并登记挂号号码。邮戳日不清晰，无法辨认的，以代办处收到日为申请日，在请求书右上角记载“邮戳不请”并将信封归入申请文档。专利代办处实际收到文件日超过寄交邮戳日15日的，应将信封归入申请文档。

　　5．确定申请号。根据专利申请类别，按顺序给出申请号，两份请求书上分别使用号码型贴条和条码型贴条。

　　6．审批费用减缓请求。参照三、（一）6执行。

　　7．核实文件。根据请求书第2页的文件清单栏核实申请文件和其他文件的份数、页数。发现不相符情形的，如申请人漏填、错填项目，应予以更正，更正时要使用修改符号以保留原始记录，文件清单中所列文件实际未提交的，应在相应位置盖“缺此项”章。核实无误后在专利局审批栏盖“核实”章。

　　8．核实发明名称。请求书首页的发明名称应当与请求书第2页、说明书中的名称一致，二者不同时应在请求书专利局审批栏内注明“请求书与……的发明名称不一致”。

　　9．整理文件。参照三、（一）9执行。

　　10．采集受理数据。参照三、（一）10执行。

　　11．校对数据。参照三、（一）11执行。

　　12．发出受理通知书。打印受理通知书、费用减缓审批通知书或缴纳申请费通知书一式两份，数据校对单一份。一套通知书使用挂号信寄交申请人，另一套通知书及校对单放入主文档文件。各通知书上的审查员姓名不得使用代码。寄出的通知书应当由代办处进行发文登记，以备申请人查询。

　　13．包装文件。参照三、（一）13执行并收存信封。申请人寄交的信封应当按照时间顺序整理收存，以备日后查询。保存期为一年。

　　（三）专利申请不受理程序

　　代办处按照受理条件进行审查后，不符合受理条件的专利申请文件应当作不受理处理。

　　应当记录收文信息，并在文件首页加盖收文日章。然后将不受理的理由注明在原始信封的封面上，将全部原始申请文件连同信封一同寄交至专利局受理处。同时做好寄交发文记录，以备查询。

　　（四）申请文件的寄交与数据的传输

　　1．打印清单。将应寄交的专利申请文件放在一起（不可与其他文件混装），打印“寄交文件清单”一式二份，代办处存一份，另一份随申请文件寄送专利局受理处。文件清单中的数量应与实际寄交文件相符。

　　2．每日寄交专利申请文件。向专利局受理处寄交专利申请文件应当每个工作日一批，使用挂号信函（不得使用包裹方式）。第一天受理的专利申请文件应在第二天寄出。每批专利申请文件应与传输的专利申请数据数量一致，排列顺序一致，以便校核。

　　3．受理的专利申请原则上应在当天完成数据采集、校对工作。经过整理，校对完毕的专利申请数据应于第二天向专利局受理处传输。传输数据的时间应为每个工作日的8∶30—16∶30。

　　四、受理工作中错误的更正程序

　　因代办处工作失误造成受理工作出现错误的，必须及时予以更正。

　　（一）数据已传输，纸件尚未寄出时，若代办处发现文件处理有错误，应立即向专利局受理处报告申请号及错误内容，同时修改纸件，更正本地数据库，由专利局受理处更正已经传输的数据。

　　（二）数据已传输、纸件已寄出后，若代办处发现文件处理有错误，应立即向专利局受理处报告申请号及错误内容，由专利局受理处进行修改更正。

　　（三）专利局受理处已经接收文件，数据也已经装入数据库后，发现代办处的申请文件处理有错误，应按下述方法处理：

　　1．专利申请著录项目或文件清单出现错误的，由专利局受理处更改，做出修改更正通知书并通知申请人。

　　2．申请日确定错误的，应由代办处提供申请人寄交文件的邮局凭证，经专利局受理处核准后，由受理处重新确定专利申请日，修改文件及数据并作出重新确定申请日通知书后送达申请人。

　　3．申请类别确定错误的，专利局受理处应及时通知相关代办处。代办处接到专利局受理处通知后，应提交请求更正错误报告，由经办人写明出现错误的原因，代办处负责人签署意见，报主管领导审批后备案。出错文件由受理处重新受理。

　　4．费用减缓审批错误的，由专利局受理处核实原文件后，做出修改更正通知书并通知申请人。

　　五、特殊申请文件的处理

　　代办处对于接收的要求优先权声明的申请以及分案申请，原则上应当退还申请人。对于无法退还的申请文件，代办处应当确定申请日、盖好收文章，然后连同原始信封一起转交专利局受理处。

　　六、专利受理月报统计

　　代办处应当于每月第一个工作周内向专利局受理处报送专利受理工作统计月报表，统计周期以专利局年度工作日历的工作周次为准。

　　七、专利申请号的使用与管理

　　（一）专利申请号的用途

　　专利申请号仅可用于代办处受理的专利申请文件，不得用于其他用途。

　　（二）专利申请号的领取与返回

　　代办处应当按照专利局受理处的要求领取申请号。每年1月6日前，将前一年度的剩余申请号及作废申请号一同寄回专利局受理处，同时应当附具该年度内申请号的领取及使用情况记录。

　　（三）专利申请号的使用

　　1．专利申请号应当按年度使用。

　　2．专利申请号应当按流水顺序由小到大连续使用，因故作废的申请号应有记载并将废号条收齐保存，年底退回专利局受理处。

　　3．每年1月1日，接收面交专利申请文件时，开始使用新年度的专利申请号，停止使用前一年度申请号。1月5日前，代办处收到的前一年度寄交的专利申请，可以继续使用前一年度申请号。1月5日后，代办处收到的前一年度寄交的专利申请，由代办处确定收到日、申请日，将申请文件与信封一起转寄专利局受理处。

　　八、附 则

　　本规程中所涉及的法律法规调整时，本规程将进行相应调整。

　　本规程自2007年 7 月 1 日起施行。原《关于印发〈国家知识产权局专利代办处管理规定〉的通知》（办发〔2005〕7号）同时废止。